Dieselben drei Nachrichten, jeden Tag.
Buchungsanfragen, Hausauskünfte, Beschwerden. Die Fragen wiederholen sich, die Antworten stehen längst in Ihren Unterlagen — nur nicht dort, wo die Rezeption sie in dem Moment braucht.
Anfragen kommen nachts und unvollständig
Anfragen kommen rund um die Uhr, unvollständig und mehrsprachig. Die Rezeption tippt dieselben Auskünfte immer wieder.
Der Assistent erfasst das Anliegen, entwirft die Antwort aus Zimmer-, Raten- und Stornowissen und formuliert bei fehlendem Datum oder fehlender Personenzahl selbst die Rückfrage.
Immer dieselben Fragen, wechselndes Personal
Frühstückszeiten, Parken, Haustiere, Barrierefreiheit, Wellness — immer dieselben Fragen, wechselndes Personal.
Quellengebundene Antwort aus den hinterlegten Hausunterlagen, in der Sprache des Gastes.
Kulanz hängt an der Tagesform
Tonfall und Kulanz hängen an der Tagesform der Person am Empfang.
Der Entwurf bleibt im dokumentierten Kulanzrahmen. Alles darüber hinaus geht ausdrücklich an die Direktion.
Jede Anfrage hat binnen Minuten einen belegten Entwurf — was rausgeht, entscheidet Ihre Rezeption.
Vier Schritte macht die Maschine. Den fünften macht Ihr Haus.
Von der eingehenden Nachricht bis zum versandfertigen Entwurf. Der Assistent arbeitet vor, die Freigabe bleibt bei Ihnen.
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Schritt 01
Anliegen erfassen
Sprache, Anlass und die genannten Angaben werden aus der Nachricht gelesen.
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Schritt 02
Antwort-Entwurf
Der Entwurf entsteht aus den Unterlagen Ihres Hauses, mit Verweis auf die Belegstelle.
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Schritt 03
Redaktion und Prüfung
Tonalität, Anrede und Signatur nach Ihrem Kommunikationsleitfaden. Unbelegtes wird als Platzhalter markiert.
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Schritt 04 · Ihr Haus
Freigabe durch Ihre Rezeption
Vier Handgriffe stehen zur Wahl:
- freigeben
- selbst ändern
- zur Überarbeitung zurückgeben
- ablehnen
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Schritt 05
Versandfertig
Die freigegebene Antwort geht an den Gast — protokolliert und einer Person zugeordnet.
Ohne diesen Schritt geht keine Nachricht an den Gast.
Was der Assistent nicht tut.
Der Unterschied zu einem ratenden Chatbot liegt nicht darin, was das System behauptet, sondern darin, wo es aufhört. Drei Dinge sind ausgeschlossen.
Alles, was der Assistent nicht belegen kann, bleibt im Entwurf als Platzhalter in spitzen Klammern stehen und erscheint der Rezeption zusätzlich unter „Zu prüfen". Der Entwurf ist damit vollständig lesbar, und die offenen Punkte sind gezählt statt überlesen.
Ein Platzhalter ist kein Fehler des Entwurfs, sondern seine Genauigkeit: er markiert genau die Stelle, an der ein Mensch entscheiden muss. Eine Anbindung an ein Buchungssystem oder einen Channel-Manager gibt es dafür nicht.
Der Assistent antwortet ausschließlich aus Ihren Unterlagen.
Kein angelerntes Branchenwissen, keine Annahmen über ein durchschnittliches Hotel. Was nicht in Ihren Unterlagen steht, steht auch nicht im Entwurf. Diese Bestände bilden die Grundlage:
- Zimmerkategorien und Belegung
- Ratenlogik — Saison, Mindestaufenthalt, Verpflegung, Kinder, Gruppen
- Storno, Anzahlung, Nichtanreise
- Anreise, Parken, Check-in-Zeiten
- Frühstücks- und Restaurantzeiten — Diäten und Allergene
- Wellness, Haustiere, Barrierefreiheit
- Tagungsräume
- Kuratierte Umgebungstipps
- Kommunikationsleitfaden — Anrede, Tonalität, Signatur
- Eskalationsmatrix — Kulanzrahmen, ab wann die Direktion entscheidet
Übliche Formate wie PDF, Word und Excel werden direkt eingelesen — die Unterlagen müssen für den Aufbau nicht neu geschrieben werden.
Gästedaten bleiben, wo sie hingehören.
Strikte Trennung je Haus
Jedes Haus hat seinen eigenen Wissensbestand. Zwischen zwei Häusern gibt es keinen gemeinsamen Index und keine gemeinsame Auskunft, auch nicht innerhalb einer Gruppe.
Nicht im durchsuchbaren Bestand
Name, Anschrift und Anliegen eines Gastes fließen nicht in das durchsuchbare Wissen ein. Der Bestand trägt Ihre Hausunterlagen, nicht Ihre Korrespondenz.
Jede Freigabe ist zugeordnet
Wer wann welchen Entwurf freigegeben, geändert, zurückgegeben oder abgelehnt hat, ist protokolliert und einer Person zugeordnet.
Mehrsprachig aus einem Bestand
Der Assistent antwortet in der Sprache des Gastes, auch wenn Ihre Unterlagen nur auf Deutsch vorliegen. Eine Übersetzung des Bestands ist nicht nötig.
Mit Ihren eigenen Hausunterlagen, nicht mit einem Musterhaus.
Für die Demo genügt ein Auszug: Ratenübersicht, Hausinformationen, Kommunikationsleitfaden. Sie sehen die Entwürfe an Ihren eigenen Fällen.